|
Die Pflicht zur E-Rechnung – Chance für die digitale Prozessoptimierung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die
Empfangspflicht für E-Rechnungen für Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen im Inland.
Die E-Rechnungspflicht ist nicht neu. Sie wurde bereits 2014 nach Vorgabe der EU in nationales Recht umgesetzt und existiert bereits bei der Zusammenarbeit mit Behörden.
In einem ersten Schritt müssen alle Unternehmen und Selbständige technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten.
Ab dem 1. Januar 2027 sind dann alle Unternehmen verpflichtet auch E-Rechnungen auszustellen. Diese Frist verlängert sich um ein Jahr, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr weniger als 800.000 € betragen hat.
Ausnahmen für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen über steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer.
Was ist eine E-Rechnung genau?
E-Rechnungen sollen dem elektronischen Format der europäischen Norm
EN 16931 entsprechen. Diese gibt es bereits in Form von ZUGFeRD – und
X-Rechnungen und sind nicht zu verwechseln mit anderen elektronischen Formaten oder Rechnungen im
pdf-Format.
E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt und empfangen werden und die Vertragsparteien sind frei, dies im Einzelfall zu vereinbaren. So sind zum Beispiel der Versand per Mail, die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen oder über einen zentralen Speicherort möglich.
Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?
Grundsätzlich gilt, dass ein Unternehmer jede ein- und ausgehende Rechnung in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren hat. Dies bedeutet für die E-Rechnung, dass sie in digitaler Form und unveränderbar aufzubewahren ist und für das Finanzamt maschinell auswertbar sein muss.
Dies hat wesentliche Auswirkungen auf die Archivierung von E-Rechnungen und es ist notwendig, technische und organisatorische Prozesse zu implementieren.
In vielen Fällen wird sich die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems empfehlen.
Durch die Umstellung der innerbetrieblichen Prozesse können sich wesentliche Vorteile ergeben. Rechnungen können zentral aufbewahrt werden und es ist eine automatisierte Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung möglich.
Des Weiteren können die Rechnungen über Schnittstellen oder Portale in ein Buchhaltungsprogramm oder dem Steuerberater übermittelt werden.
Manuelle Eingaben, Kopien und Papierablage gehören so bald der Vergangenheit an.
Für nähere Informationen oder einen persönlichen Termin steht Ihnen die SHP-Beratergruppe jederzeit gerne zur Verfügung. Nutzen Sie unser Know-how und schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns einfach an.
Hinweis: Diese Publikation ist als allgemeine, unverbindliche Information gedacht und kann daher nicht eine ausführliche und detaillierte Beratung ersetzen.
|
